Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Marttisten sukuseuran henkilötietolain (10 ja
24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja
tietosuojaseloste. Laadittu 31.05.2018. Viimeisin muutos 31.05.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Marttisten sukuseura Ry
c/o Jouko Marttinen
Autiosuontie 22
41160 Tikkakoski
marttistensukuseura(at)gmail.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Jouko Marttinen Autiosuontie 22 41160 Tikkakoski
marttistensukuseura(at)gmail.com
p 040 5946374
3. Rekisterin nimi
Marttisten sukuseuran jäsenrekisteri ja sukututkimustiedon
keräysrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste
henkilötietojen käsittelylle on
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu jäsenyysasioissa.
- henkilön erikseen antama lupa tietojen käyttöön
sukututkimuksessa
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai
profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi,
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), jäsenmaksutiedot, muut jäsenyyteen
liittyvät tiedot.
Sukututkimustiedoissa lisäksi syntymäaika ja kunta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla
lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median
palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista,
joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säilytys
Henkilön
jäsentietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja ne poistetaan jäsenyyden
päättymisestä seuraavan toimikauden aikana.
Sukututkimusluvalla
luovutettuja tietoja sukututkimustarkoitukseen säilytetään syntyvissä
sukututkimustuotteissa pysyvästi.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja
tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun
rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston
fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien
käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä
tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta,
joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen
tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö
haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö
tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi
pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä
ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä
koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi").
Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten
henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee
lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää
tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä
vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa
(pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).